הצ'קליסט לפני הזמנת קייטרינג לכנס
מזכירה שמארגנת כנס ומזמינה קייטרינג עלולה למצוא את עצמה מופתעת ביום האירוע. הנה הרשימה שתמנע הפתעות לא נעימות.
1. כשרות — בדקו בעיניים
אל תסתפקו ב"כן, אנחנו כשרים". בקשו לראות תעודת כשרות בתוקף עם שם הרב המשגיח. לכנסים בירושלים — רוב המוסדות דורשים כשרות מהדרין ספציפית.
2. חשבונית מס — חובה
ודאו שהספק מוציא חשבונית מס ולא קבלה בלבד. בלי חשבונית — מחלקת ניהול לא תאשר את ההוצאה. זה נשמע ברור, אבל ספקים רבים מתחמקים מזה.
3. זמן הגעה מדויק
הגדירו שעת הגעה ב"מוקדם ב-30 דקות מהצורך". קייטרינג שמגיע ב-9:00 לכנס שמתחיל ב-9:00 גורם לכאוס. תקבעו 8:30 — ותבקשו אישור בכתב.
4. כמות לאדם — אל תחשבו לבד
שאלו את הספק: "כמה חתיכות מכל פריט לאדם?" לאירועים עומדים — חשבו פי 1.5 מהמקובל. אנשים אוכלים יותר כשהאוכל מונח לפניהם.
5. אלרגיות ומגבלות
שלחו מייל לכל המשתתפים ואספו מגבלות תזונתיות. העבירו לספק — בכתב. ספק טוב יסמן בצורה ברורה אילו מנות ללא גלוטן/ללא לקטוז.
6. ביטול ושינוי
מה קורה אם הכנס מתבטל? מה קורה אם הכמות גדלה ב-20 איש? הגדירו מדיניות ביטול ושינויים בכתב לפני שמשלמים מקדמה.
7. כלים ואביזרים
מי מביא צלחות, מפיות, כלי אוכל? מי אחראי על פינוי? לפעמים "קייטרינג מלא" לא כולל כלים — ותמצאו את עצמכם קונים כלים חד-פעמיים חצי שעה לפני.
8. פריסה ויישוב השולחנות
האם הספק מגיע עם שולחנות? מי קובע איפה לשים? אם האירוע בחלל מוסדי — ביררו עם מנהל האולם מראש מי אחראי.
9. תשלום ומועד
מתי ואיך משלמים? רוב הספקים דורשים 30-50% מקדמה. ודאו שיש אישור בכתב לאחר התשלום.
10. נקודת קשר ביום האירוע
קבלו מספר טלפון ישיר של האחראי מטעם הקייטרינג לאותו יום. לא משרד, לא מוקד — מישהו שנמצא בשטח. ליצירת קשר עם עוגית.